Tu huella ‘postmorten’
¿Qué quedará de nosotros cuando hayamos muerto? ☰ Los archivos de administraciones y notarías conservan por ley un reflejo de nuestro paso por la tierra ☰ Un rastro que cuenta quiénes fuimos, qué tuvimos, algunas cosas que hicimos o cuánto sufrimos durant
En Todos los nombres, José Saramago construye una trama literaria y una crítica al funcionamiento de la administración, a partir de un personaje, don José, trabajador de la Conservaduría del Registro Civil portugués. El certificado de nacimiento de una mujer, que se traspapela y llega a sus manos, da pie a la búsqueda de la desconocida a partir del rastro que dejan los papeles. Así, nuestro paso por la tierra siembra un reguero de expedientes (amén de la huella digital, que da para otro reportaje) que cuenta quiénes fuimos, algunas cosas que hicimos y hasta cuánto sufrimos. Las administraciones deben seguir normas para conservar los documentos. Algunos no pueden destruirse nunca. Es nuestro legado, una huella postmorten.
REGISTRO CIVIL
▶ En España hay Registro Civil solo desde 1870 y desde entonces no se ha destruido ningún documento. Antes eran las iglesias parroquiales las que atesoraban parte de los datos que hoy forman el estado civil de los individuos, es decir, el conjunto de hechos y actos que marcan la vida de una persona y cuya publicidad interesa a la comunidad. El Registro Civil sabe cómo te llamas, cuándo naciste, quiénes fueron tus padres (no los hijos que tuviste, que tampoco aparecen en el DNI), cuántas veces te casaste, con quién y con qué régimen económico y, por supuesto, el día de tu muerte. La defunción, de hecho, cierra el archivo registral (en la novela de Saramago ese hito suponía el tránsito del archivo de los vivos al archivo de los muertos).
El registro se rige aún por una ley de 1957, porque la de 2011 que prevé su informatización no ha entrado aún en vigor. «La ley dice que hay obligación de registrar a una persona entre las 24 horas y los ocho días siguientes al nacimiento», recuerda María del Carmen Mingorance, doctora en Derecho y catedrática de Derecho Civil, que nos explica el origen del registro español, que bebe del Código Napoleónico.
«El Registro Civil se organiza en cuatro secciones: la primera dedicada a los nacimientos y general; la segunda, a los matrimonios; la tercera, a las defunciones y la cuarta, a las tutelas y representaciones legales. La más importante es la de nacimientos, pues la inscripción del nacimiento es el centro de la vida jurídica de la persona». Si bien institucionalmente el Registro Civil es único, está integrado por los registros municipales a cargo del juez de 1ª instancia (los juzgados de paz actúan como registros delegados), por los registros consulares, a cargo de los cónsules de España en el extranjero y por el Registro Civil Central, que está en el Ministerio de Justicia.
En Córdoba, la conservación de los archivos del registro se realiza en la Ciudad de la Justicia. «Suelen solicitar información los familiares del difunto a fin de arreglar sus trámites y en ocasiones, también la Policía», explica el funcionario encargado de las inscripciones y al que accedemos gracias al letrado del juzgado de instancia 5, del que depende este organismo. La información es pública para todo el que acredite un derecho legítimo, pero algunos datos no se pueden difundir bajo ningún concepto (adopciones o hijos nacidos de una violación). Cada vez menos, pero hay quien ha vivido sin ser registrado --padres para evitar la mili de sus hijos, por ejemplo-- pero es algo muy complicado porque es casi imposible vivir sin DNI o sin cuenta bancaria.
NOTARÍAS
▶ En 2019, 426 años después de que
Miguel de Cervantes lo firmara, hallaron su rúbrica en un poder notarial del Archivo Histórico de Sevilla. El hallazgo da buena muestra de que en una notaría nada se tira. El notario Rafael Díaz Vieito así lo corrobora: «Los documentos autorizados por los notarios, como escrituras, actas o testamentos se custodian para siempre». Los de menos de 25 años se guardan en la notaría donde se hayan firmado y los de más de 25 y hasta 100 años, en el archivo del distrito notarial. Al cumplir un siglo pasan al archivo histórico del colegio notarial de Sevilla (Andalucía Occidental) o de Granada (Andalucía Oriental).
Además de legajos y papel, desde 2007 estos archivos están informatizados. «La custodia del documento firmado sigue haciéndose en papel, pero el contenido y las copias electrónicas se envían a las administraciones y a los registros de la propiedad, con quienes funcionamos ya solo telemáticamente». Hoy día hay disponible una opción de consulta de todo lo que una persona ha podido hacer en cualquiera de las 3.000 notarías de España. «Es un índice único al que solo tienen acceso personas que, por ejemplo, quieren saber si su padre avaló a alguien hace 20 años y puede que ahora se reclame. Se accede a lo que hizo el padre, se sabe que fue al notario tal día, y luego se inicia un rastreo», explica.
HOSPITALES
▶ La digitalización de las historias clínicas entró en funcionamiento en Andalucía en 2014. En papel, la ley dice que se debe conservar al menos 15 años, aunque en Andalucía está pendiente regularlo y depende de cada hospital. María Antonia Álvarez, jefa de Calidad y Documentación Clínica de Reina Sofía, explica que en este centro se conserva el historial de todos los que han pasado por allí desde su inauguración. «Todo sirve para el aprendizaje, aprendemos de los errores y de la trayectoria. Los médicos aprendemos de los fallecidos, es su legado, y una historia clínica es aprovechable en cualquier centro de investigación».
El archivo de historias clínicas está repartido entre los sótanos de Reina Sofía y las naves de una empresa externa contratada para su custodia. Si el paciente fallece en el centro puede hacerse el cierre de esa historia clínica y se pone «en pasivo» (un valioso recurso para hacer auditorías de causas de mortalidad, por ejemplo). Si el paciente muere en otra ciudad quedará «activa disponible» su historia, hasta que se demuestre lo contrario. «De vez en cuando se chequea con el Registro Civil por si se puede aligerar la zona activa o se comparan fechas».
En el servidor electrónico el acceso a una historia clínica es muy rápido, en papel la petición puede tardar varios días, pero está disponible. En los dos casos, se hace un tratamiento adecuado de confidencialidad y protección de datos. «No puede llegar cualquier medico y decir quiero ver tal historial, tenemos un comité de ética y unos trámites para ello», concluye María Antonia Álvarez.
EXPEDIENTES ACADÉMICOS
▶ Las malas y las buenas notas. Todas se guardan. Desde 1999, en la plataforma Séneca, y las de años anteriores, en papel repartidos en los archivos de la Delegación de Educación, en los colegios La Aduana, Algafequi, Lucano o La Victoria. Además del expediente, se conserva al menos desde 2008, un informe del tutor al finalizar cada ciclo que recoge los datos más relevantes del alumno. Fuentes de la Consejería de Educación indican que no es posible fijar de forma genérica unos plazos para que los centros conserven sus expedientes, pero añaden que aquellos que «carecen de los medios y la capacidad necesarios para llevar a cabo esta tarea», será la Consejería la que lo haga.
La Universidad de Córdoba conserva 10 años los títulos en papel que expide para que los recojan los interesados, después se podrían destruir. Aunque parezca increíble, ahora mismo hay un centenar de títulos universitarios que nadie ha reclamado aún (se ve que sus dueños piensan que les basta con la orla). Esa huella también dice mucho de ellos.
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