E-Mail-Flut am Arbeitsplatz
CC-Funktion verstopft das Postfach – Psychologe empfiehlt klare Regeln
Das Kürzel CC steht für „Carbon Copy“. Früher mussten die Durchschläge wichtiger Dokumente von Hand angefertigt werden. Seit elektronische Nachrichten ganz einfach zur Ansicht versendet werden können, erhalten Empfänger viel Unwichtiges.
Erlangen. Vor lauter E-Mails kommen manche Berufstätige kaum zum Arbeiten. Viele der Nachrichten sind dabei gar nicht direkt an den Empfänger gerichtet. Stattdessen bekommt er über die „CC“-Funktion seines E-Mail-Programms nur eine Kopie.
Die Idee solcher Verteiler ist eigentlich, Kollegen über Prozesse und Veränderungen auf dem Laufenden zu halten. „Grundsätzlich ist CC eine sinnvolle Funktion“, sagt Roman Soucek vom Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie an der Universität Erlangen-Nürnberg. „Zum Problem wird sie, wenn sie viel zu pauschal oder viel zu ungezielt eingesetzt wird.“
Das Resultat seien dann viele, oft sehr lange E-Mail-Ketten, die das Postfach verstopfen. Ursache dafür sei häufig, dass Kollegen die Funktion nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck nutzen. „Etwa wenn man sich absichern möchte“, nennt Soucek ein Beispiel. Gebe es bei einem Thema Probleme, könnten die CC-Intensivnutzer dann einfach sagen: „Aber du wusstest doch auch Bescheid.“
Andere nutzten die Funktion, um die Kollegen oder den Chef zu beeindrucken, sagt Soucek. Ein klassisches Beispiel dafür seien Massenmails lange nach Feierabend: „Damit wollen sie dann zeigen, wie viel sie arbeiten, wo sie überall involviert sind, oder dass sie auch nachts noch arbeiten.“
Einzelne Arbeitnehmer können sich gegen diese Flut kaum wehren. Bei manchen E-MailProgrammen wie Microsofts Outlook gebe es aber immerhin die Möglichkeit, Filter oder Regeln für CC-Mails einzurichten. Damit landen solche Nachrichten automatisch in einem eigenen Ordner. Gefragt beim Kampf gegen die Nachrichtenflut sind aber eher die Unternehmen, sagt Soucek. „Es muss eine gemeinsame Kultur geben, die CC-Funktion sehr zielgerichtet einzusetzen.“
Das bedeutet zum Beispiel, Kopien einer Nachricht nur an die tatsächlich Betroffenen zu schicken, nicht an die ganze Abteilung. „Zudem muss klar sein, was es bedeutet, wenn jemand in CC steht“, so der Experte weiter. Arbeitnehmer müssten wissen, ob sie CC-Mails wirklich nur lesen sollen oder ob darin auch eine Aufforderung zum Handeln stecken kann.