浅析国有企业公开招标采购物资的质量控制
赵晓华 长庆油田分公司企管法规处
赵晓华
摘 要：质量控制是物资采购三大目标控制体系之一，也是衡量采购业务成功与否的关键指标之一。采购物资的质量是否合格直接关系到政府、企业或项目能否正常发展和运营。本文就国有企业公开招标采购过程中常见的质量问题予以归纳，对其产生的原因进行简要分析，重点针对如何规避或减轻公开招标采购物资的质量风险提出切实可行的预防和应对措施。
关键词：公开招标；物资采购；质量；预防
一、质量相关概念
1.质量，狭义的质量指的是产品质量，广义的质量除产品外，还包括过程质量和工作质量。因此，可以说质量就是产品、过程和服务满足规定要求的程度。
2.质量管理，是对确定和达到质量所必需的全部职能和活动的管理。其中包括质量方针的制定和产品、过程或服务方面的质量保证和质量控制的组织、实施等。
3.质量控制，即对质量的管理。主要采用数理统计方法将各种统计资料汇总、加工、整理，得出有关统计指标、数据，来衡量工作进展情况和计划完成情况，找出偏差及其发生的原因，采取措施达到控制的目的。
本文探讨的是公开招标采购物资的功能和效用满足招标方所规定要求程度，也就是狭义的质量概念。
二、公开招标采购现状
物资招标投标采购是一种因招标人的要约引发投标者的承诺，经过招标人的择优选定，最终形成协议和合同关系的平等主体之间的经济活动过程，是法人之间诺成有偿的、具有约束力的法律行为，其面向社会，具有公开、公平、公正的特点，是政府和国有企业最常用的采购形式。招标方式主要有两种，邀请招标和公开招标。与邀请招标相比，公开招标面向社会资源，拓宽了物资采购渠道，打破了企业原有较为固定的供应商格局。通过开放性竞争，吸引更多有实力的供应商参与，进一步降低物资采购价格，因此日渐成为企业节约采购成本、提升效益的重要举措。无论从经济上还是政治上来讲，优先选择公开招标都是政府和国有企业在物资采购方面的必然趋势。
在国有企业大力推进招标采购，尤其是面向全社会的公开招标，所有符合条件的投标人均能参与竞争。这虽然扩大了供应商选择范围，加剧了竞争性，也使供应商的竞争更加公平，采购更加阳光，大大减少了物资采购中违规事件的发生。但是，在公开招标过程中，由于招标方在编制技术询价资料时，对投标供应商以及标的物的制造工艺流程等方面不可能做到全面、完整、透彻的了解和熟悉，特别是在进入招标流程后中标方的不确定性，所以招标过程中还是存在着低价竞争，低价中标现象。有些不良供应商甚至抱着先中标再通过制造过程降低产品质量标准、“节约”生产及材料成本，以此提高利润率，最终损害招标方的利益。
鉴于公开招标采购中所隐藏的众多质量风险，招标方必须
从源头着手并对整个招标流程和关键环节进行周密策划，并采取有效措施对所采购物资的质量进行严格控制，防患于未然。
三、质量问题/事故的后果
在物资采购过程中，所采购物资质量达不到招标文件的要求显然属于不合格产品，是不可接受的。但过高的产品质量要求必然导致额外质量成本，对买卖双方来讲，都是不可取的。因此，正确的做法就是“适质”采购，即保证采购物资的全生命周期成本最低，且性能价格比最优。
在国有企业如石油石化行业招标采购，尤其是公开招标采购中，需注意设备材料与装置整体水平，设备材料相互间质量的适配性，性能、能力的合理性，杜绝质量、能力浪费。设备、材料的规格、等级或材质是决定其价格的主要因素，因此设计人员在设备选型、材料选择过程中要树立费用观念，是适质采购的关键。同样，在采购询价对象的确定上以及报价评审过程中，也要强调适质采购，以提高采购效益。
任何质量问题，或者更大的质量事故都将直接影响政府、企业或项目的正常发展和运营，甚至造成难以弥补的损失，并在以下几个方面产生消极影响。
1.工期延误“兵马未动、粮草先行”，这充分体现了物资供应在古代战争中的绝对优先地位。在以经济建设为中心的现代社会，大到国家重点建设项目，小到企业团建活动、家庭聚会，无时无刻都展现着材料准备工作的重要性。任何材料短缺或质量缺陷都直接导致项目延期或活动失败。显然，对工期有着严格目标控制要求的工程建设项目，任何到场或出厂检验中发现的质量问题对按期完成项目是非常致命的。任何质量问题导致的整改、重新生产等活动必将耗费大量时间，从而打乱既定的工作计划最终导致项目工期不得不往后拖延，而工期拖延是项目实施的一大禁忌，通常来讲也是项目失败的主要原因之一。
2.成本浪费质量是有成本的。著名美国质量管理专家菲利浦·克劳士比关于质量成本的定理之一便是“质量成本是以产品不合标准的代价来衡量的”。“不合标准的代价”就是“不合要求所花费的成本”是指所有做错事情的花费。而“符合要求的花费”，包括大部分专门性的质量管理、防范措施和质量管理教育等，即为了把事情做对而花费的成本。
从质量管理专业角度来讲，质量成本包括一致性成本和非
由此可见，由于产品质量问题导致的返修、作废、赔偿等均属于非一致性成本。并且，除以上所列的这些直接成本外，由此衍生的间接成本损失更是难以估量，如由于某个质量问题造成工期延误而产生的人工、机具、租赁设施的停待费用，以及潜在的工期延误罚款等。这些难以预见的非一致性成本往往造成物资采购成本超支，最终导致项目亏损。
3.安全事故由于质量把关不到位而将有质量缺陷的产品用于生产装置从而导致安全事故的案例时有发生，有的甚至造成重大人身伤亡。中标方在履约过程中提供的产品质量与投标承诺不一致，不符合投标文件承诺的质量标准，给用户造成经济、技术、人身安全、设备安全等方面的损害。在石油石化行业，由于产品质量问题引发人身和设备安全事故的风险很大，而这些风险因素往往与招标采购过程中的质量控制有很大关系。
4.企业声誉产品质量问题关乎物资采购各相关方的利益，包括采购方、供应商、项目业主、政府、社区等。尤其对于参与买卖的直接相关方，招标方和供应商。任何质量问题/事故对双方企业的声誉都是致命的，如供应商黑名单，项目被业主拒收等。更有甚者，企业可能因为某个质量事故而承担法律责任。当今社会，由于产品质量事故导致品牌覆没、企业倒闭的事例屡见不鲜。
除以上四个方面外，产品质量问题还可能通过更多方式对各方企业造成严重甚至不可逆转的后果。因此，只有从根本上预防并通过过程监控等手段最大限度地杜绝质量隐患才是解决问题的关键。
四、公开招标采购出现质量问题的原因分析
在进行公开招标采购过程中，出现产品质量问题的表现形式主要有两种。一是中标供应商所供物资尽管没有明显质量瑕疵，但其性能等级和招标人的要求有差异，也就是采购行业常说的“想买宝马，却买成了宝来”；二是所供物资存在功能不全、性能不符或质量缺陷，不能实现招标方设计的功能要求。出现这些质量问题的主要原因大致有： 1.招标人在招标前对所需物资的市场行情，如供应资源情况、产品生产工艺等方面缺乏充分了解。
2.招标文件中对标的物的技术要求、质量标准定义不清晰、不准确或不全面。 3.中标供应商质量意识淡薄，质量保证体系不健全或未落实； 4.招标方在物资生产制造环节的过程检验、出厂验收等监督不到位。
五、公开招标采购的质量控制措施
正是由于采购物资的质量在企业发展、项目运营中有着举足轻重的作用，而公开招标采购中又暗藏着诸多质量风险，因此招标方应严格按照公开招标采购流程并结合标的物的特征采取有力措施控制好采购物资的质量水平。
从公开招标采购全过程分析，采购物资质量控制可分为计划 /采买阶段的前质量控制和合同履行阶段的后质量控制。前质量控制是保证采购物资的使用性能满足生产装置运行要求的先决条件，后质量控制是保证采购物资满足技术指标、性能要求的必要手段。
1.前质量控制前质量控制，主要针对计划形成过程中的产品选型、技术指标、要求的量化，为编制完整、有效的招标文件提供技术支持，这是保证采购物资满足使用要求的先决条件，应注意的几个方面：
（1）外部市场环境分析。相对来说，当今社会物资市场供应比较充盈，产能相比计划经济时代过剩，市场竞争激烈，但是产品质量、档次也参差不齐。因此充分掌握需求产品对应的供应资源、产能、质量水平等信息十分必要。这有利于合理设置供应商资格条件，便于发挥供应商之间的有效、充分竞争，从源头上把控采购物资的质量，即选准合适的供应商是采购到质量可靠产品的前提和基础。
（2）提出详细技术要求，编制有效、完整的招标文件。招标文件编制的质量，不仅会对招标过程产生影响，而且很大程度上决定最终产品的使用性能与质量。因此，设计单位或招标方要全面考虑所需产品的特性、工艺条件及项目情况等，提出详细的技术要求以及资格条件，包括但不限于准确的技术规格书、数据表、图纸等。对于最终业主有特殊要求的设备，还应附上相关技术规范，以便投标方充分了解招标人的确切要求。
（3）明确采购物资质量控制依据，保证信息沟通。质量控制的依据主要包括招标文件中技术文件、技术澄清文件、技术规格书和投标文件中技术规格偏离表、设计相关资料、图纸等技术资料以及采购合同与相关制造检验标准。这些技术资料是在采购过程中不同阶段、不同时间、由不同部门产生。汇总、传递，并使相关质量控制人员、第三方监造人员，能够及时获取、掌握技术资料。这是保证后质量控制有效实施的必要条件。
（4）做好设计资料的进度控制，保证产品正常加工周期。产品正常加工周期是相对固定的，特别是一些特定工序，如热处理、性能试验、检验等。要保证产品的制造质量，必须保证产品的正常制造周期。但实际工作中，经常出现为保供、保项目工期而挤占制造周期的现象，在以达临界点的制造周期内，再挤压制造周期，势必给产品质量埋下隐患。因此，做好与设计、制造单位、业主的沟通和对接，控制好前期计划、设计阶段与技术资料、图纸交付的进度，防止正常制造周期被挤占，是非常必要的。
2.后质量控制
公开招标，并不一定能完全排除管理水平差、质量保证体系不健全、装备、技术能力不达标供应商中标。而后质量控制，主要针对产品生产加工过程所开展的质量控制以及采购物资入库质量检验、验证。它是保证采购物资满足技术指标要求的必要手段。因此，在后质量控制中应注意以下几方面：
（1）中标后的现场复核。采用资格后审的公开招标，现场复核十分重要。组织人员赴供应商生产经营现场进行审查，落实“见工厂、见装备、见产品、见管理、见业绩”的审查标准，发现异常后交由原评标委员会裁定，能够有效防范质量安全风险。
（2）做好采购物资制造前的技术条件和质量控制要求确认。在正式开工制造前，根据技术协议、询价资料或图纸及使用要求，与供应商进行详细充分的沟通和确认，让供应商充分了解和认识供应物资的特殊要求和质量水准，消除疑义和误解，便于供应商更加合理规范地安排承揽设备的制造工艺和质量检验程序。同时，通过制造前的交底，可以更加深入地了解中标供应商的质量控制体系，对存在的问题提前要求其整改，起到防患于未然的作用。
（3）对重要外购原材料和外协件进行严格确认和检查。对于低价中标物资，中标企业往往会压低原材料的采购价格来“挖潜增效”，由此会产生原材料以次充好，质量等级下降，甚者还有以假乱真的可能。做好原材料的检查确认，是把好采购物资质量关的首要一步。要按照标准规范认真检查确认外购原材料，对于原材料的供应商，产地及一些特殊物理化学性能要特别关注。对于进口材料还要对相关的进口报关手续进行核查。
（4）对重要节点进行质量检验。加大对重要节点的检查确认,主要是确保物资制造工序的完整到位，防止供应商存在偷减工序，弄虚作假，甚至企图通过恶意降低制造成本，影响设备制造质量。要做好这些，采购部门一定要积极组织设计、施工、使用单位以及专业的质检人员（有时是第三方机构），对重要节点进行现场检查和验证。
（5）加强对违约和不良供应商的考核。对于那些通过恶性竞争，在制造过程中弄虚作假，偷工减料，对招标方生产、安全造成不良影响的违约供应商，一定要进行严格地考核评价，强化合同违约的索赔力度，增大供应商的违约成本。让供应商不想违、不敢违。营造一个风清气正、公平合理的招标大环境。
六、结束语
产品质量是企业的立命之本、生存之道，更是企业长盛不衰、可持续健康发展的必备良方、秘密武器。在公开招标采购过程中，只有买卖双方本着诚信、务实的专业态度，同时通过采取积极有效的手段对采购物资的质量进行有效控制，才能实现双赢多赢。
参考文献：
[1]吴越，精细化管理在物资采购质量管理中见微知著[J].河南化工， 2011（03）.
[2]项目管理知识体系指南（PMBOK 指南，第 6版，项目管理协会， 2017.
[3]孔晓，项目管理与招标采购[M]，北京:中国计划出版社，2009.