DEUTSCH IM BERUF E-Mails im Beruf

In vielen Berufen ist die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel geworden. Auf welche Regeln muss man im Berufsalltag achten?

Kurz – aber klar

Sie sind schneller und praktischer als ein Brief. Manchmal auch unkomplizierter als ein Telefongespräch, vor allem, wenn Kollegen oder Geschäftspartner in einer anderen Zeitzone arbeiten: E-Mails sind deshalb in unserer globalisierten Welt extrem wichtig geworden.

Die Sätze in Ihrer E-Mail sollten kurz und klar sein. Denken Sie aber trotzdem immer daran, dass Sie keine Kurznachricht an Freunde schreiben, sondern einen Geschäftsbrief in elektronischer Form. Schreiben Sie deshalb formell und immer in ganzen Sätzen. Dies sind die Regeln für berufliche E-Mails:

Betreffzeile

Schreiben Sie in der Betreffzeile keinen ganzen Satz. Formulieren Sie aber auch nicht zu kurz. Aus dem Betreff sollte ganz klar werden, worum es in der E-Mail geht. Schreiben Sie also zum Beispiel statt „Brainstorming“besser „Nächstes Brainstorming: 14.1.2020, 10.45 Uhr“. Dann sehen die Empfänger sofort, worum es geht.

Anrede

Die Regeln für geschäftliche E-Mails sind hier gleich wie die für geschäftliche Briefe:

E-Mails an Geschäftspartner, die Sie nicht gut kennen, oder auch an Chefs und andere Vorgesetzte beginnen so:

⋅ ⋅ ⋅ Sehr geehrte Frau …,

Sehr geehrter Herr …,

Sehr geehrte Damen und Herren,

Vergessen Sie in der Anrede nicht, den korrekten Titel zu nennen: ⋅ ⋅

Sehr geehrte Frau Professor …,

Sehr geehrter Herr Dr. …,

Schreiben Sie an Kollegen oder Geschäftspartner, die Sie gut oder wenigstens ein bisschen besser kennen, dann beginnen Sie ⋅ so:

Liebe Frau …, ⋅ ⋅

Lieber Herr …,

⋅ Guten Tag, Frau/Herr …,

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Anrede richtig ist, schreiben Sie immer „Sehr geehrte(-r) Frau/Herr …“. Achten Sie dann einfach bei der Antwort auf die Anrede, die Ihr Empfänger wählt. Wenn dieser dann mit „Liebe(-r) Frau/Herr …“antwortet, dann verwenden Sie in Ihrer nächsten E-Mail auch diese Anrede.

Das Genus des Nomens E-Mail kann im Deutschen feminin oder neutral sein: die E-Mail, -s das E-Mail, -s

In Deutschland wird meistens die E-Mail gesagt, in Österreich meistens das E-Mail und in der Schweiz beides.

Aufbau und Struktur

Ihre E-Mail wird schneller und besser lesbar, wenn Sie sie durch kurze Absätze strukturieren. Schreiben Sie klare und kurze Sätze. Stellen Sie die wichtigen Informationen immer ganz an den Anfang. Denn bei längeren E-Mails wird das Ende oft nicht mehr genau gelesen. Extrem lange E-Mails werden manchmal überhaupt nicht gelesen.

Abkürzungen und Emoticons, wie Sie sie aus Textnachrichten kennen, haben keinen Platz in geschäftlichen E-Mails. Schreiben Sie auch nichts Ironisches! Denn Ironie ist in E-Mails extrem schwer zu verstehen, und es kann deshalb schnell Probleme geben.

Lesen Sie Ihre E-Mail unbedingt noch einmal, bevor Sie sie abschicken: Ist die Orthografie korrekt? Ist alles klar und verständlich formuliert? Ist der Name des Empfängers richtig geschrieben?

Eine korrekte Orthografie ist in beruflichen E-Mails extrem wichtig! Verwenden Sie ein Rechtschreibprogramm, und/oder bitten Sie einen Kollegen, Ihre E-Mail zu korrigieren, wenn Sie in der deutschen Orthografie noch nicht so sicher sind.

Gruß

Der Gruß am Ende einer E-Mail muss immer zur Anrede passen:

Sehr geehrte(-r) Frau/Herr …, ⋅ ⋅

Mit freundlichen Grüßen

⋅ Mit freundlichem Gruß

Freundliche Grüße

Liebe(-r) Frau/Herr …, ⋅ ⋅ Herzliche Grüße Viele Grüße ⋅ ⋅

Grüße

Gruß

Verwenden Sie auch beim Gruß keine Abkürzung. Auch wenn Sie wahrscheinlich schon oft LG für Liebe Grüße in deutschen E-Mails oder Textnachrichten gelesen haben – im Berufsleben ist das unprofessionell.

Signatur

Wie in Geschäftsbriefen dürfen diese Dinge in der Signatur nicht fehlen: ⋅ ⋅

Ihre Telefonnummer genauer und kompletter offizieller Firmenname ⋅ ⋅ Rechtsform der Firma (GmbH …)

Adresse der Firma ⋅ ⋅

Handelsregisternummer

Registergericht des Sitzes der Firma